เทคโนโลยีกับการจัดการความรู้ 

  ในยุคที่สารสนเทศไม่สามารถตอบสนองความต้องการในเรื่องราวต่างๆได้ขององค์กรได้ เนื่องจากสารสนเทศมี เป็นจํานวนมาก จึงจําเป็นอย่างยิ่งต้องเปลี่ยนรูปจากสารสนเทศให้มาอยู่ในรูปแบบของความรู้แทน ในเมื่อความรู้และ สารสนเทศมีความแตกต่างกันดังนั้น การจัดการความรู้(Knowledge management หรือ KM) จึงแตกต่างจากการจัดการ สารสนเทศ (Information Management) และมีความซับซ่อนกว่ามาก อย่างไรก็ตามการจัดการความรู้ก็ยังจําเป็นที่ต้อง นําระบบเทคโนโลยีมาช่วยในการดําเนินการและเป็นเครื่องมือสําคัญในการในระบบจัดการความรู้ การจัดการความรู้เป็นอีกหัวข้อหนึ่งที่มีการกล่าวถึงกันมากในการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กร เนื่องจาก การจัดการความรู้เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรโดยอาจนําสิ่งที่มีอยู่เดิมมาปรับเปลี่ยนกระบวนการโดยการ ดําเนินการนั้นอาจไม่จําเป็นต้องมีการลงทุนเพิ่มก็ได้ บทความนี้ขอนําเสนอแนวความคิดที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีกับ การจัดการความรู้ในองค์กรต่างๆ เพื่อเป็นแนวคิดให้กับองค์กรที่กําลังพัฒนาศักยภาพของตนเองในการแข่งขันด้วยการ นําระบบการจัดการความรู้มาใช้

กระบวนการจัดการความรู้ 

  กระบวนการในการจัดการความรู้นั้นมีการจําแนกที่แตกต่างกันเช่น Demarest ได้แบ่งกระบวนการจัดการความรู้ เป็นการสร้างความรู้(Knowledge construction) การเก็บรวบรวมความรู้ (knowledge embodiment) การกระจาย ความรู้ไปใช้ (knowledge dissemination) และการนําความรู้ไปใช้ (use) ในขณะที่ Turban และคณะนําเสนอ กระบวนการจัดการความรู้เป็นลําดับวงกลม ประกอบด้วยการสร้าง (create) การจับและเก็บ (capture and store) การ เลือกหรือกรอง (refine) การกระจาย (Distribute) การใช้(Use) และการติดตาม/ตรวจสอบ (Monitor) ดังรูปที่ 2 ส่วน Probst และคณะได้แบ่งกระบวนการจัดการความรู้เป็นการกําหนดความรู้ที่ต้องการ (knowledge identification) การจัดหาความรู้ที่ต้องการ (knowledge acquisition) การสร้างพัฒนาความรูใหม่ (knowledge development) การถ่ายทอด ความรู้ (knowledge transfer) การจัดเก็บความรู้(knowledge storing) การนําความรู้มาใช้ (knowledge utilization) และกําหนดความสัมพันธ์ในรูปแบบ Mesh ที่แต่ละกระบวนการมีความสัมพันธ์กัน หากสรุปแล้วกระบวนการจัดการ ความรู้ประกอบด้วยกระบวนการแสวงหาความรู้การสร้าง การจัดเก็บ การถ่ายทอดและการนําความรู้ไปใช้งาน
  อย่างไรก็ตามกระบวนการจัดการความรู้ของแต่ละองค์กรมีความแตกต่างกันตามลักษณะการดําเนินการและองค์ประกอบอื่นๆ อีกหลายประการเช่นลักษณะและงานขององค์กร โครงสร้างองค์กรและเทคโนโลยีเป็นต้น ดังนั้น องค์กรแต่ละองค์จําเป็นต้องพัฒนาโครงสร้างของกระบวนการจัดการความรู้เฉพาะขององค์กรเอง

กระบวนการจัดการความรู้และเทคโนโลยีสารสนเทศมีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน  กล่าวคือ  เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นปัจจัยสำคัญตัวหนึ่งที่เอื้อให้การจัดการความรู้ประสบความสำเร็จ  ประกอบกับความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ต  ช่วยในการแสวงหาความรู้จากแหล่งใหม่ๆ  ทำให้เกิดการเข้าถึงความรู้  มีการจัดเก็บความรู้อย่างเป็นระบบ  นอกจากนี้การมีระบบฐานข้อมูลที่ทันสมัยก็มีส่วนช่วยให้การจัดการความรู้มีประสิทธิภาพมากขึ้น   โดยกระบวนการจัดการความรู้และเทคโนโลยีสารสนเทศในด้านการจัดการความรู้  มีรายละเอียดดังต่อไปนี้ 

1.  กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process) 
              เป็นกระบวนการหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรเข้าใจถึงขั้นตอนที่ทำให้เกิดกระบวนการจัดการความรู้ หรือพัฒนาการของความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร   ซึ่งกระบวนการจัดการความรู้ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน  (บุญดี บุญญากิจ และคณะ 2549 ;  สุวรรณ เหรียญเสาวภาคย์ และคณะ, 2548)  ดังนี้
              1.1  การบ่งชี้ความรู้หรือการค้นหาความรู้ (Knowledge  Identification)  เป็นการพิจารณาว่าองค์กรมี วิสัยทัศน์/ พันธกิจ/ เป้าหมาย อะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โดยจำเป็นต้องรู้ว่า  ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใครหรือการทำแผนที่ความรู้ (Knowledge Mapping) เพื่อหาว่าความรู้ใดมีความสำคัญสำหรับองค์กร แล้วจัดลำดับความสำคัญของความรู้เหล่านั้น เพื่อให้องค์กรวางขอบเขตของการจัดการความรู้และสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
              1.2  การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquisition)  จากแผนที่ความรู้ องค์กรจะทราบว่ามีความรู้ที่จำเป็นที่ต้องการมีอยู่หรือไม่ ถ้ามีแล้วองค์กรก็จะต้องหาวิธีการในการดึงความรู้จากแหล่งต่างๆ ที่อาจอยู่กระจัดกระจายมารวมไว้เพื่อจัดทำเนื้อหาให้เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้  ปัจจัยสำคัญที่ทำให้ขั้นตอนนี้ประสบความสาเร็จคือ บรรยากาศและวัฒนธรรมขององค์กรที่เอื้อให้บุคลากรกระตือรือร้นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกัน อีกทั้งเทคโนโลยีสารสนเทศก็มีส่วนช่วยให้บุคลากรสามารถแลกเปลี่ยนเรียนรู้และแสวงหาความรู้ใหม่ๆ จากภายนอกได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
              1.3  การจัดความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization) เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต โดยองค์กรต้องจัดความรู้ให้เป็นระบบ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ได้
              1.4  การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement) องค์กรต้องประมวลความรู้ให้อยู่ในรูปแบบและภาษาที่เข้าใจและใช้ได้ง่าย  ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์
              1.5  การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access) องค์กรต้องมีวิธีการจัดเก็บและกระจายความรู้เพื่อให้ผู้อื่นใช้ประโยชน์ได้ สามารถเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น
              1.6  การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้(Knowledge Sharing) ทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีเป็น Explicit Knowledge อาจจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีเป็น Tacit Knowledge อาจจัดทำเป็นระบบทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัวบุคลากรมาช่วยงาน เวทีแลกเปลี่ยนความรู้ ซึ่งโดยส่วนใหญ่มักจะใช้วิธีผสมผสานเพื่อให้บุคลากรได้เลือกใช้วิธีการตามความถนัดและความสะดวก
              1.7  การเรียนรู้ (Learning) วัตถุประสงค์ที่สาคัญที่สุดในการจัดการความรู้คือการเรียนรู้ของบุคลากรและนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ แก้ไขปัญหาและปรับปรุงองค์กร การเรียนรู้ของบุคลากรจะทำให้เกิดความรู้ใหม่ๆ ซึ่งจะไปเพิ่มพูนความรู้ขององค์กรที่มีอยู่แล้วให้มากขึ้นเรื่อยๆ ความรู้เหล่านี้จะถูกนำไปใช้เพื่อสร้างความรู้ใหม่ๆ จนเป็นส่วนหนึ่งของงาน
2.  เทคโนโลยีสารสนเทศในด้านการจัดการความรู้
เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารหรือไอซีที (Information and Communications Technology)  หมายถึง เทคโนโลยีที่เกี่ยวกับการนำระบบคอมพิวเตอร์ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และความรู้อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง มาผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในกระบวนการจัดหา จัดเก็บ สร้างและเผยแพร่สารสนเทศในรูปแบบต่าง ๆ  สำหรับในด้านการจัดการความรู้  เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เป็นปัจจัยสำคัญตัวหนึ่งที่เอื้อให้การจัดการความรู้ประสบความสำเร็จ (สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ, 2547)  ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร  เป็นแรงผลักดันสำคัญที่ช่วยให้การแลกเปลี่ยนความรู้สามารถทำได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ระบบฐานข้อมูลที่ทันสมัยก็มีส่วนช่วยให้การจัดการความรู้มีประสิทธิภาพมากขึ้น (น้ำทิพย์ วิภาวิน ,2547 ; สมชาย  นําประเสริฐชัย , 2549)  เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้นั้นประกอบด้วย
              2.1 เทคโนโลยีการสื่อสาร (Communication Technology) ช่วยให้บุคลากรสามารถเข้าถึงความรู้ต่างๆ ได้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น รวมทั้งสามารถติดต่อสื่อสารกับผู้เชี่ยวชาญในสาขาต่างๆ ค้นหาข้อมูลสารสนเทศและความรู้ที่ต้องการได้ผ่านทางเครือข่ายอินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ตได้
              2.2  เทคโนโลยีสนับสนุนการทำงานร่วมกัน (Collaboration Technology) ช่วยให้สามารถประสานการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดอุปสรรคในเรื่องของระยะทาง เช่น โปรแกรมการทำงานเป็นกลุ่มหรือกรุ๊ปแวร์ (Groupware) เป็นซอฟแวร์ที่ทำให้มีการทำงานร่วมกันเป็นทีมผ่านระบบเครือข่าย มีการสื่อสารแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและการประชุมร่วมกัน
              2.3  เทคโนโลยีในการจัดเก็บความรู้ (Storage Technology) ช่วยในการจัดเก็บและจัดการความรู้ต่างๆ เช่นระบบจัดการฐานข้อมูล  เหมืองข้อมูล (Data Mining) ที่เป็นการดึงข้อมูลจากแหล่ง จัดเก็บข้อมูลในคลังข้อมูล (Data Warehouse) มารวบรวมและแสดงผลในรูปแบบที่ใช้ประโยชน์ได้
              กล่าวโดยสรุป  กระบวนการจัดการความรู้และเทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้ในการจัดการความรู้ขององค์กรนั้นมีความสัมพันธ์กัน โดยเทคโนโลยีจะสนับสนุนกระบวนการต่างๆ ในการจัดการความรู้  เพื่อให้การดำเนินงานได้ประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้  ทำให้เกิดกระบวนการแลกเปลี่ยนความรู้  การนำเสนอ  การจัดเก็บและดูแลปรับปรุงความรู้ต่างๆ  รวมทั้งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการในกระบวนการจัดการความรู้ด้วย

อ้างอิง

http://www.stou.ac.th/Schools/Shs/booklet/book56_3/km.html โดย อาจารย์อรวรรณ น้อยวัฒน์

http://www.chumphon.doae.go.th/Knowledge/km5.pdf   โดย สมชาย นำประเสริฐชัย